Tietosuoja

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
GRK Infra Oyj (y-tunnus 0533768-1)
Osoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Puhelin: +358 10 321 4110
Sähköpostiosoite: tietosuoja@grk.fi

2. Rekisterin nimi
Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia GRK-konsernin yhtiöitä GRK Infra Oyj, GRK Suomi Oy, GRK Sverige AB ja GRK Eesti AS (Jäljempänä ”rekisterinpitäjä” tai ”GRK”).

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä kansallinen tietosuojalainsäädäntö.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytoinnin mahdollistamiseksi, jolloin oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklan 6 mukaisesti:

• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (kuten työsopimus)
• Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella
• Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten esim. soveltuvuusarvoinnin toteuttamiseksi

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia (avoimista työpaikoista tiedottaminen) voidaan lähettää sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Suostumuksen peruuttaminen on mahdollista helposti ja milloin tahansa.

Suostumuksen suoramarkkinointiin voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Työhakemusten vastaanottaminen ja käsitteleminen
• Rekrytointitoimenpiteiden suorittaminen
• Työnhakijoiden arvioiminen ja valitseminen
• Rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttäminen
• Avoimista työpaikoista informointi
• Henkilön työllistymisen edistäminen

Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan rekisterinpitäjälle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Sukupuoli ja -syntymäaika
• Koulutustausta, kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot
• Erityisosaaminen
• Kielitaito
• Nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike ja tehtäväkuvaus)
• Palkkatoivomus
• Liitetiedostot kuten hakemus ja ansioluettelo, kuva
• Rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot kuten sähköpostiviestit ja muu yhteydenpito ja tallennettavat tiedostot
• Mahdolliset suosittelijoiden nimet, puhelinnumero ja sähköposti
• Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
• Muut työnhakijan rekisterinpitäjälle luovuttamat tiedot
• Muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekrytoinnissa käytettäviä tietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi tarvittavia tietoja saadaan rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta, viranomaisilta ja rekrytointiin osallistuvilta asiantuntijoilta sekä muista kulloinkin tarpeellisista tietolähteistä sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

6. Tietojen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja palveluntarjoajilleen, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän antamien ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa, mikäli viranomaiset lainmukaisesti niin edellyttävät tai pakottavan lainsäädännön niin vaatiessa.

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore VRA -rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on Talentadore Oy (palveluntarjoaja).

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli se on tarpeellista tietojärjestelmien käyttämiseksi ja ylläpitämiseksi. Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan aina sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä.

Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää rekisteröidyn suostumuksella myös kauemmin, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen ja henkilötietoja säilytetään suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan.

Henkilötietoja voidaan säilyttää myös pidemmän aikaa, mikäli se on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun rekisterinpitäjän velvoitteen täyttämiseksi.

8. Henkilötietojen suojaus ja tietoturva
Henkilötietorekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän edustajille, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä henkilötietorekisterin tietosisältöä.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita nämä ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

9. Henkilötietojen automaattinen käsittely ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Oikeus	Kuvaus
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin	Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista	Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Tietojen poistamista koskevaa rekisteröidyn oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Joihinkin rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin liittyy lakisääteinen säilytysvelvollisuus, eikä rekisterinpitäjä siten voi poistaa tällaisia tietoja ennen lakisääteisen säilytysajan lakkaamista.
Vastustamisoikeus	Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Oikeus peruuttaa suostumus	Milloin rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään hänen suostumuksensa perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen	Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle	Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan pyyntöön mahdollisimman pikaisesti ja antamaan tarvittaessa lisäohjeita tai esittää lisäkysymyksiä pyynnön johdosta.

Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus varmentua pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä, mistä johtuen rekisterinpitäjän on kyettävä tunnistamaan pyynnön esittäjä riittävällä tavalla.

Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, rekisterinpitäjä voi joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

11. Lisätiedot
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä voi pyytää ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.5.2024.