Tietosuoja

Alihankkija- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
GRK Infra Oyj (y-tunnus 0533768-1)
Osoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Puhelin: +358 10 321 4110
Sähköpostiosoite: tietosuoja@grk.fi

2. Rekisterin nimi
Alihankkija- ja yhteistyökumppanirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia GRK-konsernin yhtiöitä, GRK Infra Oyj, GRK Suomi Oy, GRK Sverige AB ja GRK Eesti AS (jäljempänä ”rekisterinpitäjä” tai ”GRK”).

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä kansallinen tietosuojalainsäädäntö.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat

• Alihankkijoiden ja toimittajien valintaan, arviointiin, hankintaan, sopimusten tekemiseen ja hallintaan, laskutuksen oikeellisuuden valvontaan sekä yhteistyösuhteen ylläpitoon liittyvien toimintojen suorittaminen.
• Yhteistyön ja projektien suunnittelu, resursointi, koordinointi, toteuttaminen ja laadun varmistaminen.
• Työturvallisuuden sekä työmaiden turvallisuuden ja tehokkuuden varmistaminen
• Työntekijän kulkuoikeuksien ja lupien hallinnointi työmailla.
• Rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän asiakkaan vaatimusten noudattaminen.
• Rekisterinpitäjän tarjoamien mobiilisovelluksien käyttäjien henkilötietojen käsittely; rekisteriin kerätään henkilötiedot, jotta työsuoritteet ja ajosuoritteet voidaan kohdistaa oikeille henkilöille palkan tai laskutusperusteen mukaisesti.
• GRK:n omaisuuden käytön valvonta.
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, kuten työturvallisuuslain, verotusmenettelylain ja veronumerosta ja rakennusalan veronumerorekisteristä annetun lain sekä tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain ja kirjapitolainsäädännön mukaisten velvoitteiden noudattaminen.
  
  Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat:
  
• Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet ovat henkilötietojen käsittelyperuste silloin, kun rekisterinpitäjän on tarpeen käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja rekisterinpitäjää koskevan laissa säädetyn velvoitteen noudattamiseksi. Esimerkiksi työturvallisuuslain 52 b §:n mukaan pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan on pidettävä työturvallisuuden varmistamiseksi ja kyseisessä laissa säädettyjen velvoitteiden valvontaa varten ajantasaista luetteloa yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista.
• Sopimus on henkilötietojen käsittelyperusteena silloin, kun rekisterinpitäjän on tarpeen käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, kun rekisterinpitäjä tekee toiminimiyrittäjän (yksityisen elinkeinoharjoittajan) kanssa sopimuksen palveluiden hankkimiseksi tältä.
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on henkilötietojen käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Rekisteröidyn henkilötietojen antaminen ja käsittely on välttämätöntä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi. Mikäli rekisteröidyn tarvittavia henkilötietoja ei voitaisi käsitellä, rekisteröidyn ei olisi mahdollista työskennellä rekisterinpitäjän työmailla tai tehdä yhteistyötä rekisterinpitäjän kanssa.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

• Alihankkijat ja toimittajat ja näiden edustajat ja työntekijät
• Muut yhteistyökumppanit ja näiden edustajat ja työntekijät
• Konsultit, toiminimiyrittäjät (yksityiset elinkeinonharjoittajat)
• Rekisterinpitäjän oman henkilöstön jäsenet, jotka työskentelevät työmailla
  
  Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin edellä mainitun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:
  
• Nimi
• Syntymäaika
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Osoite
• Yhteistyösuhteen tiedot: työ- ja toimeksiantosuhteen laatu
• Läsnäolotieto työmaalla
• Muut tunnistetiedot (esimerkiksi Y-tunnus tai verokortilla työskenteleviltä veronumero)
• Koulutustausta ja työhistoria, pätevyydet
• Työskentelyn alku- ja loppupäivämäärät
• Työnantajan tiedot, nimi ja y-tunnus tai sitä vastaava ulkomainen tunniste
• Perehdytys
• Tiedot työnantajan kotivaltiosta
• Työskentelyä ja Suomessa oleskelua samoin kuin vakuuttamista koskevat tiedot
  
  Yhteisen rakennustyömaan pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan on toimitettava nämä tiedot kuukausittain Verohallinnolle verovalvontaa varten yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista samoin kuin työnantajista ja vuokratyönteettäjistä.
  
  Mobiilisovelluksien käytön yhteydessä käsiteltävät tiedot
  
• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Veronumero
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Ajoneuvon rekisterinumero
• Työaikamerkinnät
• Kuormien ajamiseen liittyvät aika- ja paikkatiedot
• Sijaintitiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään
• Rekisteröidyn työnantajalta
• Viranomaisilta ja julkisista rekistereistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä

6. Henkilötietojen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä luovuttaa henkilötietoja veroviranomaiselle noudattaakseen lakisääteisiä verovelvoitteitaan.

Rekisterinpitäjä luovuttaa tarjousten tekemisen yhteydessä asiakkailleen tarvittavia henkilötietoja omasta ja alihankkijoidensa henkilöstön jäsenistä, jotka on nimetty tarjouksessa työn suorittajiksi. Tällaisia tietoja, joita käsitellään asiakkaan vaatimusten täyttämiseksi, ovat esimerkiksi tarjouksen liitteenä olevat ansioluettelo-, työhistoria- ja pätevyystiedot.

Rekisterinpitäjän toimintaa tarkastava ulkopuolinen auditoija voi myös tarkastuksen yhteydessä käsitellä henkilötietoja.

Henkilötietoja voidaan siirtää ja käsitellä rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden toimesta niiden sisäisistä hallinnollisista syistä johtuvan oikeutetun edun perusteella, kuten esimerkiksi myyntiin, markkinointiin ja laskutukseen sekä sisäiseen raportointiin ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyen.

Rekisterinpitäjä käyttää palveluidensa teknisen toteuttamisen yhteydessä luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta rekisterinpitäjän ja kunkin palveluntarjoajan välisen, sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämän tietojenkäsittelysopimuksen nojalla. Palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja tietojenkäsittelysopimuksen ja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.

Rekisterinpitäjä käyttää Zeroni-palvelua työmaalla työskentelevien henkilöiden hallinnointiin.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietosuojan tason sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti myös tilanteissa, joissa henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle noudattamalla Euroopan komission antamia vastaavuuspäätöksiä ja käyttämällä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtoihin yhdessä tarvittavien täydentävien suojatoimien kanssa.

7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti yhteistyösuhteen aikana.

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin lakisääteinen velvoite vaatii tai kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Esimerkiksi luetteloa yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta tai velvollisuutta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja myös niin kauan kuin on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustautumiseksi.

Zeroni-palvelu tallentaa ja säilyttää tiedot, joita rekisterinpitäjä on toimittanut Zeroni-palvelun kautta tai muuten ilmoittanut Zeroni-palvelussa, niin pitkään, kuin rekisterinpitäjä on rekisteröitynyt Zeroni-palveluun. Rekisterinpitäjän lopettaessa Zeroni-palvelun käytön henkilötiedot säilytetään Zeroni-palvelun palveluntarjoajan toimesta tämän jälkeen viisi vuotta, jotta Zeroni-palvelun palveluntarjoaja voi vastata mahdollisiin rekisterinpitäjän tietoja koskeviin kysymyksiin/tiedusteluihin rekisterin käyttötarkoituksen puitteissa. Tämän jälkeen rekisterinpitäjän henkilötiedot tuhotaan Zeroni-palvelun palveluntarjoajan tietojärjestelmästä pois lukien ne tiedot, jotka on lain mukaan säilytettävä. Rekisterinpitäjän rekisteritietoja julkaistaan Zeroni-palvelussa ja luovutetaan Zeroni-palvelun käyttäjille.

8. Henkilötietojen suojaus ja tietoturva
Henkilötietorekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän edustajille, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä henkilötietorekisterin tietosisältöä.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita nämä ovat sitoutuneet noudattamaan.
Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

9. Henkilötietojen automaattinen käsittely ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Oikeus	Kuvaus
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin	Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista	Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Tietojen poistamista koskevaa rekisteröidyn oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Joihinkin rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin liittyy lakisääteinen säilytysvelvollisuus, eikä rekisterinpitäjä siten voi poistaa tällaisia tietoja ennen lakisääteisen säilytysajan lakkaamista.
Vastustamisoikeus	Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen	Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeus peruuttaa suostumus	Milloin rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään hänen suostumuksensa perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle	Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan pyyntöön mahdollisimman pikaisesti ja antamaan tarvittaessa lisäohjeita tai esittää lisäkysymyksiä pyynnön johdosta.

Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus varmentua pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä, mistä johtuen rekisterinpitäjän on kyettävä tunnistamaan pyynnön esittäjä riittävällä tavalla.

Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, rekisterinpitäjä voi joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

11. Lisätiedot
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä voi pyytää ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.5.2024.