Hyvä hallinnointitapa

Hyvä hallinnointitapa on vastuullisuuden perusta.  GRK:ssa hyvää hallinnointitapaa toteutetaan selkeällä johtamisjärjestelmällä ja toiminnan valvonnalla.  GRK:n hallinnointi perustuu yhtiön arvoihin ja Rehdin toiminnan periaatteisiin (eettisiin liiketoimintaperiaatteisiin), soveltuvan lainsäädännön, määräysten ja ohjeistusten noudattamiseen sekä yhtiön sisäisiin toimintapolitiikkoihin.  

GRK:ssa arvot ovat ytimessä ja Rehdin toiminnan periaatteet soveltuvat yhtäläisesti hallituksen jäseniin, johtoon ja kaikkiin työntekijöihin kaikissa konsernin yhtiöissä. GRK:n arvot ja Rehdin toiminnan periaatteet muodostavat perustan konsernin toiminnalle ja määrittävät GRK:n tavan toimia. 

GRK:n hallinto, johtaminen ja valvonta jakautuvat yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Sisäisestä tarkastuksesta vastaa hallituksen alainen sisäinen tarkastus ja ulkoisesta tarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat. Operatiivista liiketoimintaa toteuttaa toimitusjohtaja konsernin johtoryhmän avulla.  Yhtiön operatiivinen johtaminen on kuvattu yhtiön johtamisjärjestelmässä, joka on osa GRK:n sertifioitua toimintajärjestelmää.   

Yhtiökokous 

GRK:n ylin päättävä elin on osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous. Yhtiökokous päättää voitonjaosta, vahvistaa tilinpäätöksen sekä päättää hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta. Yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet sekä päättää heidän palkitsemisestaan. Varsinainen yhtiökokous valitsee myös yhtiölle tilintarkastajan sekä päättää tilintarkastajan palkkioista. Yhtiökokous päättää myös kaikista osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan sille kuuluvista asioista sekä muista yhtiökokoukselle tehdyistä päätösehdotuksista. 

Hallitus 

Hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. GRK:n hallitus on laatinut toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen, jossa on määritelty hallituksen ja sen puheenjohtajan keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet. Hallitus valitsee ja erottaa toimitusjohtajan, valvoo hänen toimintaansa ja päättää hänen palkitsemisestaan sekä muista hänen toimisuhteensa ehdoista. Hallitus päättää yhtiötä ja konsernia koskevista merkittävistä asioista, kuten päättää yhtiön strategiasta, merkittävistä investoinneista, yritysjärjestelyistä, johtamisjärjestelmästä sekä voittovaroja koskevasta ehdotuksesta.  

Hallitus laatii vuosittain toiminnalleen vuosikellon ja kokoontuu etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti sekä lisäksi tarvittaessa. Hallitus arvioi toimintaansa ja työskentelytapojaan vuosittain ja kehittää toimintaansa arvioinnin tulosten perusteella. 
 
Hallitus on perustanut yhtiölle hallituksen tarkastusvaliokunnan ja hyväksynyt sille kirjallisen työjärjestyksen. Valiokunta on perustettu ensisijaisesti yhtiön taloudellista raportointia ja valvontaa sekä tilintarkastuksen seurantaa ja muita tilintarkastusta koskevien asioiden valmistelemiseksi. Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta myös taloudelliseen raportointiin, rahoitukseen, sisäiseen valvontaan, sisäiseen tarkastukseen ja riskienhallintaan liittyvien asioiden valmistelussa.  

Toimitusjohtaja ja johtoryhmä 

Toimitusjohtaja johtaa, ohjaa ja valvoo yhtiön päivittäistä liiketoimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten sekä yhtiön toimintapolitiikkojen ja muiden ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa yhtiön juoksevan hallinnon järjestämisestä ja varmistaa, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja että yhtiön varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Toimitusjohtaja valmistelee asioita hallituksen päätettäväksi, kehittää konsernia hallituksen kanssa sovittujen tavoitteiden mukaisesti ja varmistaa hallituksen päätösten asianmukaisen täytäntöönpanon.

Konsernin johtoryhmä avustaa toimitusjohtajaa toiminnan suunnittelussa, operatiivisessa johtamisessa sekä päätöksenteossa. Konsernin johtoryhmä myös valmistelee yhtiön hallituksessa käsiteltäviä asioita sekä avustaa toimitusjohtajaa hallituksen päätösten sekä yhtiön strategian toimeenpanossa. Konsernin johtoryhmässä käsitellään liiketoimintaan sekä toiminnan kehittämiseen ja valvontaan liittyviä asioita. Konsernin johtoryhmän muodostavat toimitusjohtaja ja hallituksen siihen toimitusjohtajan esityksestä nimittämät jäsenet. Kullakin konsernin johtoryhmän jäsenellä on oma vastuualueensa yhtiön johtamisjärjestelmän mukaisesti. Konsernin johtoryhmä kokoontuu säännöllisesti etukäteen sovitun vuosiaikataulun mukaisesti.

Sisäisen valvonnan periaatteet 

Sisäisellä valvonnalla varmistetaan osaltaan konsernin liiketoiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että yhtiön toiminta on tehokasta, luotettavaa ja säännöstenmukaista ja että yhtiön taloudellinen raportointi on täsmällistä ja luotettavaa. Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan toiminnan jatkuvuus ja häiriöttömyys sekä ennaltaehkäisemään poikkeamat tavoitteista tai havaitsemaan ne siten, että korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä.  

Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle. GRK:n hallitus varmistaa, että yhtiö on määritellyt sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet. Hallituksen tarkastusvaliokunta seuraa ja arvioi sisäisen valvonnan tehokkuutta vuosittain ja raportoi havainnoistaan hallitukselle.  

Toimitusjohtaja vastaa sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Lisäksi johto jokaisessa liiketoiminnossa, konserniyhtiössä, yksikössä ja projektissa vastaa sisäisen valvonnan kehittämisestä, toteuttamisesta ja ylläpidosta omalla vastuualueellaan.  

GRK:ssa sisäinen valvonta on osa johtamista, johon osallistuvat hallitus, johto ja henkilöstö. Yhtiön sisäisen valvonnan järjestelmään kuuluu liiketoimintojen ohjausprosessin lisäksi liiketoimintaa tukevia, mutta siitä erillään olevia, riippumattomia valvonta- ja ohjaustoimintoja. Tällaisia riippumattomia toimintoja ovat konserninlaajuinen järjestelmällinen riskienhallinta, compliance-työ sekä HSEQ-toiminto. Liiketoiminnoista erillinen sisäinen tarkastus arvioi konsernin sisäistä valvontaa. 

Sisäisen valvonnan välineitä ovat muun muassa GRK:n politiikat ja periaatteet, ohjeistukset, valtuudet ja käyttöoikeudet, säännöllinen raportointi sekä tarkastukset, auditoinnit ja itsearvioinnit. Valvontatoimenpiteet suunnitellaan liiketoiminnan tavoitteiden ja niitä uhkaavien riskien pohjalta. Sisäistä valvontaa kohdistetaan riskiperusteisesti siten, että riskit ovat hallinnassa. 

Jokaisen GRK:ssa työskentelevän velvollisuus on noudattaa Rehdin toiminnan periaatteita sekä GRK:n politiikkoja, periaatteita ja työhön liittyviä ohjeistuksia. Jokaisen GRK:n henkilön velvollisuutena on puuttua tilanteeseen, jos Rehdin toiminnan periaatteita rikotaan ja yhtiö kannustaa kaikkia ilmoittamaan mahdollisista väärinkäytöksistä ja epäasiallisesta kohtelusta matalalla kynnyksellä joko omalle esihenkilölle tai toimitusjohtajalle. GRK:ssa on käytössä anonyymi ilmoituskanava, jonka välityksellä ilmoitukset periaatteiden rikkomisesta voidaan ilmoittaa. Kaikki ilmoitukset ja epäillyt väärinkäytökset tutkitaan asianmukaisesti ja luottamuksellisesti.