Tietosuoja

Eettisen kanavan rekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
GRK Infra Oyj (y-tunnus 0533768-1)
Osoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Puhelin: +358 10 321 4110
Sähköpostiosoite: tietosuoja@grk.fi

2. Rekisterin nimi
Eettisen kanavan rekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä kansallinen tietosuojalainsäädäntö.

Rekisterinpitäjä käsittelee eettisen kanavan rekisterissä henkilötietoja, minkä oikeusperusteina ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklan 6 mukaisesti:

• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite perustaa ilmoituskanava perustuen lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) (ilmoittajansuojelulaki).
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu saada tietoa reksiterinpitäjään ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä, jotta väärinkäytöksiin voidaan puuttua, ja rekisterinpitäjän työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden (kuten toimittajat ja alihankkijat) lainmukaisen ja eettisen toiminnan varmistamiseksi.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Lainsäädännön väärinkäytösten ja reksiterinpitäjän eettisten periaatteiden vastaisen menettelyn havaitseminen, selvittäminen ja estäminen.
• Valvonnan kehittäminen, analysointi ja tilastointi.

Eettinen kanava on lakisääteinen väline, jonka avulla rekisterinpitäjä voi valvoa toimintatapojensa lainmukaisuutta ja eettisten periaatteiden noudattamista. Eettisen kanavan kautta voidaan kerätä tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä ja rikkomuksista, jotta niihin voidaan reagoida ajoissa. Tarkoituksena on edistää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä antamalla ilmoittajille mahdollisuuden tuoda esiin perusteltuja epäilyksiään havaitsemastaan lain tai eettisen periaatteiden vastaisesta toiminnasta. Ilmoituksia eettiseen kanavaan voivat tehdä rekisterinpitäjän nykyiset ja entiset työntekijät sekä sidosryhmien (kuten toimittajat, alihankkijat) edustajat sekä osakkeenomistajat, hallituksen tai hallintoneuvoston jäsenet ja toimitusjohtaja.

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja noudattaen sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä kansallinen tietosuojalainsäädäntö.

Rekisterinpitäjä käsittelee eettisen kanavan rekisterissä henkilötietoja, minkä oikeusperusteina ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklan 6 mukaisesti:

• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite perustaa ilmoituskanava perustuen lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022) (ilmoittajansuojelulaki).
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu saada tietoa reksiterinpitäjään ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä, jotta väärinkäytöksiin voidaan puuttua, ja rekisterinpitäjän työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden (kuten toimittajat ja alihankkijat) lainmukaisen ja eettisen toiminnan varmistamiseksi.

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Lainsäädännön väärinkäytösten ja reksiterinpitäjän eettisten periaatteiden vastaisen menettelyn havaitseminen, selvittäminen ja estäminen.
• Valvonnan kehittäminen, analysointi ja tilastointi.

Eettinen kanava on lakisääteinen väline, jonka avulla rekisterinpitäjä voi valvoa toimintatapojensa lainmukaisuutta ja eettisten periaatteiden noudattamista. Eettisen kanavan kautta voidaan kerätä tietoa mahdollisista väärinkäytöksistä ja rikkomuksista, jotta niihin voidaan reagoida ajoissa. Tarkoituksena on edistää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä antamalla ilmoittajille mahdollisuuden tuoda esiin perusteltuja epäilyksiään havaitsemastaan lain tai eettisen periaatteiden vastaisesta toiminnasta. Ilmoituksia eettiseen kanavaan voivat tehdä rekisterinpitäjän nykyiset ja entiset työntekijät sekä sidosryhmien (kuten toimittajat, alihankkijat) edustajat sekä osakkeenomistajat, hallituksen tai hallintoneuvoston jäsenet ja toimitusjohtaja.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti eettiseen kanavaan tehdyistä ilmoituksista ja mahdollisista lisätietopyynnöillä saaduista tiedoista. Lisäksi tietoja saadaan rekisterinpitäjän sisäisistä järjestelmistä ja asian tutkintaan liittyviltä kolmansilta osapuolilta, mikäli ilmoitus johtaa asian tutkimiseen.

6. Tietojen luovutus ja siirto
Henkilötietoja käsittelevät vain ne rekisterinpitäjän nimetyt työntekijät, jotka toteuttavat tutkimukset ja vastaavat niiden valvonnasta ja tarvitsevat tietoja näihin tarkoituksiin.

Mikäli ilmoittajan henkilöllisyys on tiedossa, sitä ei paljasteta ilmoituksen kohteena oleville henkilöille. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan luovuttaa vain, jos ilmoittaja antaa siihen suostumuksensa, jos sitä vaaditaan rikosoikeudellisissa menettelyissä tai jos ilmoittaja tekee väärän ilmoituksen haitan aiheuttamistarkoituksessa.

Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, kuten viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Tämä voi tapahtua esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun vaatiessa, esimerkiksi rikosilmoituksen, esitutkinnan tai tuomioistuinkäsittelyn yhteydessä.

Eettisen kanavan teknisen järjestelmän palveluntarjoaja on Keskuskauppakamari. Palveluntarjoaja käsittelee rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisen tietojenkäsittelysopimuksen ja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjän on poistettava ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä.

8. Henkilötietojen suojaus ja tietoturva
Henkilötietorekisteriin on annettu pääsyoikeus vain sellaisille rekisterinpitäjän edustajille, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja joilla on työtehtäviensä hoitamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä henkilötietorekisterin tietosisältöä.

Rekisterinpitäjä on antanut työntekijöilleen ja palveluntarjoajilleen sitovia kirjallisia ohjeita ja määräyksiä henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, joita nämä ovat sitoutuneet noudattamaan.

Tietojärjestelmien tietoturva on järjestetty asianmukaisesti mm. salauksin ja teknisin rajoituksin.

Rekisterinpitäjä tarkastaa henkilötietojen käsittelytoimintonsa ja niissä käytettävät järjestelmät ja laitteet säännöllisin väliajoin ja mm. arvioi henkilötietojen käsittelytoimintaan sisältyvät riskit esimerkiksi uutta teknologiaa käyttöönotettaessa.

9. Henkilötietojen automaattinen käsittely ja profilointi
Rekisterinpitäjä ei käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Oikeus	Kuvaus
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin	Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai niitä ei käsitellä. Jos henkilötietoja käsitellään, henkilöllä on oikeus saada pääsy tietoihin.
Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista	Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tiedot, sekä poistamaan jonkin häntä koskevan henkilötiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein. Tietojen poistamista koskevaa rekisteröidyn oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Joihinkin rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin liittyy lakisääteinen säilytysvelvollisuus, eikä rekisterinpitäjä siten voi poistaa tällaisia tietoja ennen lakisääteisen säilytysajan lakkaamista.
Vastustamisoikeus	Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyen, silloin kun rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja oikeutetun edun perusteella.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle	Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan pyyntöön mahdollisimman pikaisesti ja antamaan tarvittaessa lisäohjeita tai esittää lisäkysymyksiä pyynnön johdosta.

Ennen pyynnön toteuttamista rekisterinpitäjällä on oikeus ja velvollisuus varmentua pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä, mistä johtuen rekisterinpitäjän on kyettävä tunnistamaan pyynnön esittäjä riittävällä tavalla.

Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, rekisterinpitäjä voi joko periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun pyydetyn toteuttamisesta tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea.

11. Lisätiedot
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä voi pyytää ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitetuilla yhteystiedoilla.

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.6.2024.